De vennootschappen, eenvoudige vennootschappen, (internationale) vzw’s, stichtingen, trusts en fiduciën hebben nog tot uiterlijk 30 september 2019 de tijd om voor het eerst in het UBO-register de gegevens in te voeren die ze moeten verzamelen over hun effectieve begunstigden.

Wie is de zogenaamde ‘Ultimate Beneficial Owner’ of ‘UBO’?

Een uiteindelijk begunstigde is “de natuurlijke perso(o)n(en) die de uiteindelijke eigenaar is (zijn) van of zeggenschap heeft (hebben) over de cliënt, de lasthebber van de cliënt of de begunstigde van levensverzekeringsovereenkomsten en/of natuurlijke perso(o)n(en) voor wiens/wier rekening een verrichting wordt uitgevoerd of een zakelijke relatie wordt aangegaan”.

Er bestaan drie categorieën van UBO’s. De eerste twee categorieën gelden cumulatief en moeten bij elke vennootschap worden onderzocht.

Categorie I :

iedere natuurlijke persoon die meer dan 25 % van (i) de stemrechten of (ii) de aandelen of (iii) het kapitaal, rechtstreeks dan wel onrechtstreeks, aanhoudt in de vennootschap.

– Op rechtstreekse wijze

Een natuurlijk persoon kan op rechtstreekse wijze kwalificeren als een uiteindelijk begunstigde van een informatieplichtige wanneer hij/zij rechtstreeks eigenaar is of zeggenschap heeft over de informatieplichtige. Men kan dus op rechtstreekse wijze kwalificeren als een UBO van een informatieplichtige zodra men ofwel eigenaar is van aandelen (ongeacht of dit volle eigendom, naakte eigendom of vruchtgebruik betreft, zie infra), ofwel men stemrechten heeft in de informatieplichtige, en dit meer dan 25 % bedraagt.

Voorbeeld: bvba X heeft drie aandeelhouders: Sam voor 30 % van de aandelen, Jan voor 20 % en Sarah voor 50 %. Sam en Sarah zijn op rechtstreekse wijze UBO van bvba X, enkel zij hebben immers een directe deelneming van meer dan 25 %.

– Op onrechtstreekse wijze

Een natuurlijke persoon kan op onrechtstreekse of indirecte wijze kwalificeren als een uiteindelijke begunstigde van een informatieplichtige wanneer hij/zij via één of meerdere (tussenliggende) juridische entiteiten de eigenaar is of zeggenschap heeft over de informatieplichtige. Hierbij spreekt men van een ‘keten van eigendom’. Deze ‘indirecte’ controle moet op twee verschillende wijzen worden geverifieerd:

1. Wanneer een tussenliggende entiteit meer dan 25 % van de aandelen of stemrechten bezit van de informatieplichtige én een natuurlijke persoon een meerderheidsbelang heeft in deze tussenliggende entiteit (dit wil zeggen meer dan 50 % van de stemrechten en de aandelen). Het kan een rechtstreeks meerderheidsbelang zijn, dan wel een keten van eigendom.

Voorbeeld: bvba X heeft twee aandeelhouders, enerzijds Jan voor 20 % en anderzijds de nv Y voor 80 %. De aandeelhouders van de nv Y zijn Tom voor 70 % en Sarah voor 30 %. In dit voorbeeld is Jan opnieuw geen UBO. Tom is UBO van nv Y (hij heeft een rechtstreekse participatie van meer dan 25 %). Tom is tevens UBO van bvba X, aangezien hij een meerderheidsbelang heeft in nv Y, die meer dan 25 % bezit van bvba X. Sarah is geen UBO van bvba X, aangezien zij geen meerderheidsbelang heeft in de nv Y.

2. De tweede mogelijkheid bestaat erin dat de gewogen waarde van de deelneming van een natuurlijke persoon in de aandelen of rechten van de informatieplichtige, via tussenliggende entiteiten in een keten van eigendom, meer dan 25 % bedraagt.

Voorbeeld: zelfde voorbeeld als bij de eerste methode. De gewogen deelneming van Tom bedraagt 56 % (70 % x 80 %), en is dus UBO van bvba X. De gewogen deelneming van Sarah bedraagt 24 % (30 % x 80 %), en is dus ook volgens deze methode geen UBO van bvba X.

Een natuurlijke persoon die op basis van één van beide methodes kan worden gekwalificeerd als een UBO, moet worden geregistreerd als de UBO van de informatieplichtige in het UBO–register.

Categorie II: Op basis van andere middelen

De tweede categorie is iedere natuurlijke persoon die feitelijke zeggenschap heeft over de vennootschap via andere middelen (bijvoorbeeld de personen die het recht om de meerderheid van het bestuurs-, beleids- of toezichthoudend orgaan van de vennootschap te benoemen/ontslaan, vetorechten uitoefenen, aandeelhoudersovereenkomst …).

Voorbeeld: Sarah, Tom en Jan zijn aandeelhouder van bvba X, doch elk slechts voor 21 %. De overige aandeelhouders hebben samen 37 % van bvba X. Sarah, Tom en Jan hebben wel een aandeelhoudersovereenkomst waarin wordt bepaald dat zij drie gezamenlijk de controle uitoefenen over bvba X. Zij worden gekwalificeerd als ‘gegroepeerde uiteindelijke begunstigden’.

Categorie III: Hoger leidinggevend personeel, indien er geen personen onder categorie I of categorie II kunnen worden geïdentificeerd

De zogenaamde ‘restcategorie’ is iedere natuurlijke persoon die tot het hoger leidinggevend personeel van de vennootschap behoort. Deze categorie kan enkel worden gekozen als géén van de eerste twee categorieën kon worden geïdentificeerd, of indien er twijfel zou bestaan omtrent de juiste UBO. Desgevallend zal er ook bewijs moeten worden geleverd van de stappen die werden ondernomen om de informatie te verkrijgen en de redenen waarom deze informatie niet kon worden verkregen.

Enkel functionarissen of werknemers met voldoende kennis van de blootstelling van hun instelling aan het WG/FT-risico en die een voldoende hoge hiërarchische positie bekleden om beslissingen te nemen die van invloed zijn op die blootstelling, zonder dat het noodzakelijk gaat om een lid van het wettelijk bestuursorgaan.

Voorbeeld: Sarah, Tom, Jan en Mieke zijn aandeelhouder van bvba X, doch elk voor 25 %. Geen van hen is zaakvoerder, dat is immers de broer van Sarah, met name Willem. Hij heeft geen aandelen. Noch Sarah, Tom, Jan of Mieke is UBO van bvba X: geen van hen heeft een deelneming van meer dan 25 %. Zij hebben tevens geen overeenkomst gesloten om gezamenlijke controle uit te oefenen. Zodoende zal het hoger leidinggevend personeel, met name Willem als zaakvoerder, moeten worden beschouwd als UBO van bvba X.

Welke informatie moet er over de UBO worden meegedeeld?

De vennootschappen (i.e. de informatieplichtige) moeten volgende informatie meedelen aan het UBO–register voor elk van hun uiteindelijke begunstigden:

1° Naam;

2° Eerste voornaam;

3° Geboortedag;

4° Geboortemaand;

5° Geboortejaar;

6° Nationaliteit(en);

7° Land van verblijf;

8° Volledige verblijfplaats;

9° De datum waarop hij uiteindelijke begunstigde van de vennootschap is geworden;

10° Rijksregisternummer;

11° De categorie(ën) van personen waartoe hij/zij behoort;

12° De één of meerdere categorieën waartoe hij/zij behoort, afzonderlijk of samen met anderen;

13° Of het gaat om een rechtstreekse of onrechtstreekse uiteindelijke begunstigde;

14° Indien het gaat om een onrechtstreekse uiteindelijke begunstigde, het aantal tussenpersonen en de identificatiegegevens voor elk van hen (minstens de naam, oprichtingsdatum, handelsnaam, rechtsvorm, het adres van de maatschappelijke zetel en het ondernemingsnummer);

15° De omvang van het uiteindelijke belang in de vennootschap (voor wat betreft een rechtstreekse uiteindelijke begunstigde het percentage stemrechten of aandelen in de vennootschap, voor wat betreft een onrechtstreekse uiteindelijke begunstigde de gewogen percentages van de aandelen of stemrechten in de uiteindelijke begunstigde).

De informatieplichtige moet bovenstaande informatie ten minste jaarlijks bijwerken, indien nodig.

Wie heeft recht op toegang tot het UBO–register?

Voor wat betreft de informatie opgenomen in het UBO–register wordt de toegang verleend aan drie categorieën:

1° de bevoegde autoriteiten (inclusief de fiscale);

2° entiteiten onderworpen aan de bepalingen van de Wet van 18 september 2017, in het kader van hun verplichting inzake waakzaamheid ten aanzien van cliënten (de zogenaamde ‘onderworpen entiteiten’) (bijvoorbeeld belastingconsulenten, advocaten, notarissen …);

3° elke burger.

Wie kan welke informatie consulteren?

De informatie die een burger kan consulteren, wordt wettelijk beperkt tot de volgende informatie van de UBO:

•  Achternaam;
•  Geboortemaand;
•  Geboortejaar;
•  Nationaliteit(en);
•  Land van verblijf;
•  Datum waarop hij uiteindelijke begunstigde van de informatieplichtige is geworden;
•  De categorie(ën) van personen waartoe hij/zij behoort;
•  De één of meerdere categorieën waartoe hij/zij behoort, afzonderlijk of samen met anderen;
•  Of het gaat om een rechtstreekse of onrechtstreekse uiteindelijke begunstigde;
•  Indien het gaat om een onrechtstreekse uiteindelijke begunstigde, het aantal tussenpersonen en de identificatiegegevens voor elk van hen;
•  De omvang van het uiteindelijke belang in de vennootschap.

Zodoende kan een burger de volledige naam, de geboortedag, het rijksregisternummer en het volledige verblijfsadres niet achterhalen. De eerste twee categorieën van toegangsgerechtigden, met name de bevoegde autoriteiten en de onderworpen entiteiten, hebben wél volledige toegang tot de informatie in het UBO–register.

De Administratie van de Thesaurie ziet er tevens op toe dat de raadpleging van het UBO–register gebeurt zonder dat de betrokken informatieplichtigen of hun UBO’s daarvan worden verwittigd.