PRIVACYVERKLARING – EQFI
Algemeen
U bezoekt de websites van EQFI, www.EQFI.be.
EQFI is a) een samenwerkingsverband en b) de commerciële handelsnaam van de eenmanszaak Gevaert Gauthier met ondernemingsnummer 0789.204.470 en is gekend bij het ITAA onder het nummer 10.564.411. EQFI houdt zich aan het beroepsreglement van het Belgian Institute for Tax Advisors and Accountants (ITAA), dat kan worden geraadpleegd op www.itaa.be.
De bescherming van uw persoonlijke gegevens is voor EQFI van essentieel belang. In deze Privacy verklaring beschrijven we welke maatregelen er worden genomen om de bescherming van uw persoonlijke gegevens te garanderen conform de Belgische privacywetgeving en de Europese General Data Protection Regulation 2016/679 (“GDPR”). Met deze toelichting wensen we u duidelijk te informeren hoe we binnen EQFI zorg dragen voor uw gegevens. De principes en maatregelen die EQFI toepast, zijn opgenomen in onderhavige Privacyverklaring (“Privacyverklaring”).
Deze Privacyverklaring verstrekt u gedetailleerde informatie over de bescherming van uw persoonsgegevens door EQFI, met zetel te 8750 Wingene, Beernemstraat 2 en met ondernemingsnummer 0789.204.470 (hierna: “EQFI”, “we” of “wij”).
Deze Privacyverklaring is bedoeld om u te informeren over welke persoonsgegevens EQFI over u als (kandidaat) gebruiker, websitebezoeker, onderaannemer, vertegenwoordiger van de gebruiker, leverancier kan verwerken, waarom die persoonsgegevens worden gebruikt, hoe ze worden gedeeld, hoelang ze worden bewaard, wat uw rechten zijn en hoe u deze rechten kunt laten gelden.
Contactgegevens:
EQFI
Beernemstraat 2
8750 Wingene
mail@EQFI.be
www.EQFI.be
EQFI als verwerkingsverantwoordelijke [1]
EQFI is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgebonden gegevens in de verschillende processen en systemen die van toepassing of in gebruik zijn bij EQFI.
EQFI zal als verwerkingsverantwoordelijke de nodige technische en organisatorische maatregelen nemen ter bescherming van de persoonsgebonden gegevens.
Welke persoonsgegevens worden verzameld via welke kanalen[2]
Algemeen
Deze Privacyverklaring is van toepassing op persoonsgegevens die worden verzameld door EQFI in België in verband met de diensten die zij aanbiedt. Hieronder vallen de gegevens die (i) online worden verzameld via het contactformulier, de EQFI-nieuwsbrief, marketingcampagnes en advertenties op onze website en (ii) offline worden verzameld via telefonie, haar dienstverlening en samenwerkingsovereenkomsten.
Algemeen ontvangen wij en verwerken wij gegevens van gebruikers, leveranciers, partners, onderaannemers en hun medewerkers in het kader van haar juridische en fiscale dienstverlening.
De gegevensverzameling wordt verzameld via verschillende kanalen waarvan hieronder detail wordt gegeven: de eigenlijke diensten die zij verleent aan gebruikers, de prospectie (eventueel via derde partijen), de website, het contactformulier, de nieuwsbrieven, sociale media en google analytics en cookies.
Deze Privacyverklaring geldt ook voor aanbiedingen en advertenties van EQFI, diensten die EQFI of een derde namens EQFI kunnen vertonen op websites, platformen en applicaties van derden op basis van uw gebruikersinformatie van deze website. Deze websites, platformen en applicaties van derden hebben ook hun eigen privacy verklaringen en algemene voorwaarden. EQFI raadt u aan deze te consulteren voorafgaand aan uw bezoek van de websites, platformen en applicaties van derden.
Deze Privacyverklaring maakt integraal deel uit van de algemene en specifieke voorwaarden van EQFI zoals omschreven in de dienstenovereenkomst of de informatieve folders.
EQFI vraagt niet naar specifieke gevoelige persoonsgegevens met betrekking tot de gebruikers raciale of etnische afkomst, politieke overtuiging, godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuiging, lidmaatschap van een vakvereniging, genetische gegevens of gegevens over uw seksuele geaardheid.
Diensten voor haar juridische en fiscale dienstverlening
De gegevens die worden verzameld voor de activiteiten van haar diensten- en bedrijvencentrum kunnen via verschillende kanalen worden verzameld (website, e-mail, telefonie, persoonlijke plaatselijke gesprekken, briefwisseling per post,…). De gegevensverzameling is afhankelijk de hoedanigheid van de persoon waarvan de gegevens worden verzameld.
Opslag van toegangsgegevens aanmaken van logbestanden
EQFI beschikt over een website om u te informeren over haar diensten. Wanneer een websitebezoeker zich toegang verschaft tot de website van EQFI en wanneer gegevens worden ingevoerd, worden de toegangsgegevens opgeslagen in een logbestand. Deze persoonsgegevens bestaan uit:
Datum/tijd van het opvragen van de pagina;
Status van toegang;
Overgedragen gegevenshoeveelheid;
IP-adres en gebruikersnaam van geauthentiseerde websitebezoeker.
Deze persoonsgegevens worden gebruikt om de inhoud van de website van EQFI weer te geven, de functionaliteit van onze informatietechnologiesystemen te waarborgen en onze online aanwezigheid te optimaliseren. De gegevens kunnen worden gebruikt in een geanonimiseerde vorm voor statistische doeleinden, maar ook ten behoeve van gegevensbeveiliging, met name voor foutanalyse en het voorkomen van hackpogingen.[3]
Contactformulier
De website van EQFI voorziet de mogelijkheid om via het tabblad “contact” persoonsgegevens aan EQFI over te maken. Deze informatie wordt altijd vrijwillig ingevoerd. Als u ons persoonlijke of zakelijke informatie verstrekt via het tabblad “contact”, zal EQFI deze informatie alleen gebruiken voor het beoogde doel. Uw toestemming vormt de wettelijke basis hiervoor[4].
Nieuwsbrieven
U kan zich vrij aanmelden voor de nieuwsbrieven van EQFI, dit is gebaseerd op een ongedwongen toestemming[5]. Indien u dit doet, dan worden uw contactgegevens opgenomen in de database van EQFI en kunnen deze verder aangewend worden voor activiteiten met als grondslag het gerechtvaardigd belang van EQFI[6]. Uw gegevens zullen niet worden verzonden aan derden.
Door uw e-mailadres in te voeren, stemt u ermee in dat wij uw gegevens mogen gebruiken voor het verzenden van de nieuwsbrieven om u te informeren over het nieuws van EQFI.
U kunt op elk moment uitschrijven voor de ontvangst van nieuwsbrieven en de toestemming die u hebt gegeven annuleren. Dit zal effect hebben voor de toekomst. Als u de nieuwsbrieven niet meer wenst te ontvangen, gebruik dan de link bij nieuwsbrief om u uit te schrijven. Uw contactgegevens blijven wel bewaard binnen de database van EQFI, zodat we nog steeds de andere diensten kunnen blijven verzorgen. Indien u uw gegevens hieruit wil verwijderen, volg dan de stappen zoals uiteengezet in artikel 10 van de Privacy verklaring.
Sociale Media
Op de website van EQFI wordt momenteel gebruikgemaakt van de Socialmediadiensten Facebook en LinkedIn.
Als u een bezoek brengt aan de website van EQFI en op het logo van één van de sociale diensten klikt, wordt u naar de betreffende externe pagina van deze netwerkdienst doorverbonden.[7] Wanneer u één van de knoppen aanklikt, terwijl u bij één van de diensten ingelogd bent, kan de informatie, dat u een bezoek aan ons online-aanbod gebracht hebt, daar aan uw gebruikersaccount toegewezen worden. Als u lid bij één van de diensten bent en niet wenst dat de sociale netwerken via het online-aanbod gegevens over u verzamelen en deze aan uw gegevens als lid koppelen, dient u vóór het aanklikken van één van de logo’s bij LinkedIn of Facebook uit te loggen.
EQFI heeft geen kennis van de inhoud van de overgemaakte gegevens en over het gebruik daarvan door de sociale diensten. Deze websites, platformen en applicaties hebben hun eigen Privacy verklaringen en algemene voorwaarden. EQFI raadt u aan deze te consulteren voorafgaand aan uw bezoek van deze websites, platformen en applicaties.
Google Analytics
Deze website maakt gebruik van Google Analytics, een webanalyse-service die wordt aangeboden door Google LLC. (“Google”), Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, VS.
Google Analytics gebruikt “cookies”, dit zijn tekstbestanden die op uw computer worden geplaatst, om de website te helpen analyseren hoe deze wordt gebruikt. De informatie die door de cookie wordt gegenereerd bij uw gebruik van deze website, wordt normaal gesproken verzonden naar een server van Google in de Verenigde Staten en daar opgeslagen. Deze website maakt gebruik van Google Analytics met de extensie “gat._anonymizeIp ();” om de anonieme opname van IP-adressen te garanderen (“IP-masking”). Als IP-anonimisering op deze website is geactiveerd, wordt uw IP-adres echter afgekapt door Google vanuit een lidstaat van de Europese Unie of vanuit een ander land dat partij is bij de Overeenkomst betreffende de Europese Economische Ruimte. Alleen in uitzonderlijke gevallen wordt het volledige IP-adres naar een server van Google in de Verenigde Staten verzonden en daar ingekort. Google zal deze informatie namens ons gebruiken om uw gebruik van de website te evalueren, rapporten over de website-activiteit op te stellen en de website-exploitant andere diensten aan te bieden met betrekking tot het gebruik van de website- en internetgebruik. Google zal uw IP-adres (verzonden door uw browser en overgedragen via Google Analytics) niet koppelen aan andere gegevens in het bezit van Google.[8]
Cookies
De website van EQFI maakt gebruik van “Cookies”.[9] Cookies zijn kleine tekstbestanden die op uw computer worden opgeslagen en specifieke gegevens bevatten zodat u bij een volgend bezoek weer wordt herkend. De cookie wordt alleen opgeslagen als u instemt met het opslaan door op OK te drukken. Verder worden er cookies gebruikt in persberichten om de aangemelde persoon te herkennen zodat opnieuw aanmelden niet nodig is. U kunt de cookies op elk gewenst moment via de instellingen van uw browser verwijderen.
Waarom verzamelt EQFI uw gegevens? [10]
Deze gegevens hebben we nodig voor onze standaard bedrijfsvoering en het uitoefenen van onze diensten. Conform de GDPR stemt dit overeen met “Gerechtvaardigd belang van de verwerkingsverantwoordelijke”.
De algemene identificatiegegevens dienen onder andere voor:
Contacten met gebruikers via telefoon, gsm, e-mail, enzovoort;
Boekhoudkundige redenen (facturatie) en het afhandelen van betalingen;
De dienstenovereenkomst en het huishoudelijk reglement (en eventuele wijzigingen daarvan);
Nieuwsbrieven en andere informatie omtrent het aanbod van EQFI. Voor deze communicatie is er een opt-in/opt-out mogelijkheid;
Marketingactiviteiten;
Om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen;
Ter behartiging van de gerechtvaardigde belangen van EQFI;
Prospectie.
Hoelang worden uw persoonsgegevens bijgehouden? [11]
EQFI zal uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig is voor het verwezenlijken van de doeleinden waarvoor de gegevens werden verzameld, waaronder het leveren en verstreken van haar diensten om te voldoen en /of om te voldoen aan de interne werking van EQFI, zoals het onderhoud van het klantenbestand en relatiebeheer en procedurele waarborgen.
Verder worden de persoonsgegevens bijgehouden zolang de samenwerking aanwezig is en niet is afgerond of door een van de partijen opgezegd werd. Na het beëindigen van de contractuele relatie worden de persoonsgebonden gegevens nog tien jaar bijgehouden in het kader van de verplichtingen van EQFI i.v.m. de op haar van toepassing zijnde regelgeving.
Als betrokkene kan u uitdrukkelijk vragen om deze al vroeger te verwijderen zonder dat echter de wettelijke bewaartermijnen geschonden kunnen worden.
Overdracht aan derde partijen [12]
Op geen enkel moment verkoopt of verhuurt EQFI uw gegevens aan personen of ondernemingen die geen deel uitmaken van EQFI.
EQFI draagt uw gegevens enkel over aan gerechtvaardigde verwerkers, dit zijn bedrijven die wij opdracht geven om gegevens de verwerken binnen de wettelijk gedefinieerde parameters (dienstverleners, aannemers)[13]. In dit geval blijft EQFI verantwoordelijk voor de bescherming van uw gegevens. EQFI heeft wat dat betreft diverse juridische, technische en organisatorische maatregelen geïmplementeerd, en voert regelmatig controles uit, om ervoor te zorgen dat de verwerkers voldoen aan de Europese en nationale verplichtingen rond gegevensbescherming.
Meer bepaald contracteren wij met de volgende vertrouwde aannemers op volgende gebieden:
Samenwerkingspartners van EQFI die onder eigen verantwoordelijkheid diensten aan u leveren. Dit is het geval wanneer u ons verzoekt om diensten van deze partners te leveren, of als u instemt met de betrokkenheid van de partner, of als we de partner betrekken in een situatie waarin we wettelijk zijn toegestaan, zoals de prestaties binnen een contractuele relatie;
Wetshandhaving of overheidsdiensten wanneer deze een juridische procedure hebben gevolgd om EQFI te vragen de informatie openbaar te maken;
Externe leveranciers van diensten aan EQFI, zoals data-verwerkingsleveranciers (IT), marketing, verkoop, consulting, financiën, HR, logistiek, klantenservice, drukwerk;
Bepaalde gereguleerde (vrije) beroepen, zoals advocaten, notarissen of accountants.
Minimale gegevensverwerking [14]
De persoonlijke gegevens die EQFI verzamelt zijn adequaat en relevant voor onze doeleinden. We beperken onze verzameling van uw persoonlijke gegevens tot een minimum hoeveelheid dewelke nodig is voor de doeleinden waarvoor wij de persoonlijke gegevens verwerken.
Automatische verwerking & profilering
EQFI doet geen profilering, bovendien gebeurt er geen volledige automatische verwerking van uw persoonsgebonden gegevens.
Hoe beveiligen wij uw gegevens? [15]
Wij voorzien de nodige technische en organisatorische maatregelen om de veiligheid van uw persoonsgegevens te garanderen.
Organisatorisch beschikken we over een uitgewerkt informatie veiligheidsbeleid, bijhorend actieplan, een privacyverklaring en duidelijke verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Tevens zijn de nodige processen en procedures aanwezig om dit beleid optimaal uit te voeren en te volgen.
Wat zijn uw rechten en hoe kan u ze uitoefenen? [16]
Recht op inzage, correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens[17]
U heeft principieel het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen.
Intrekken van toestemming, bezwaar en recht van overdracht van uw gegevens[18]
Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door EQFI en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid.
U kan bij EQFI een verzoek indienen om de persoonsgegevens die EQFI van u beschikt in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.
Al deze rechten kunnen kosteloos uitgeoefend worden door een duidelijk verzoek in te dienen bij onze administratie. Hierin staat vermeld op welk recht u wenst beroep te doen met toelichting en hoe wij u kunnen contacteren. U kan dit melden via mail@EQFI.be.
[1] Artikel 5, lid 1(a) GDPR
[2] Artikel 13; artikel 12, lid 1 GDPR.
[3] Artikel 6, 1 (f) GDPR.
[4] Artikel 6, 1 (a) GDPR.
[5] Artikel 6, 1 (a) GDPR.
[6] Artikel 6, 1 (f) GDPR.
[7] Artikel 6, 1 (f) GDPR.
[8] Artikel 6, 1 (f) GDPR.
[9] Artikel 6, 1 (f) GDPR.
[10] Artikel 13; artikel 5, lid 1(a); artikel 5, lid 1(b); artikel 12, lid 1 GDPR.
[11] Artikel 13; artikel 5, lid 1(a); artikel 12, lid 1; artikel 18, lid 1(a) GDPR.
[12] Artikel 13; artikel 5, lid 1(a); artikel 12, lid 1; artikel 19 GDPR.
[13] Artikel 28 GDPR.
[14] Artikel 13; artikel 5, lid 1(c); artikel 12, lid 1 GDPR.
[15] Artikel 5, lid 1(f); artikel 24 lid 1 en 2; artikel 32; artikel 5, lid 1(e); artikel 12, lid 1
[16] Artikel 13; artikel 5, lid 1(a); artikel 5, lid 1(d); artikel 12, lid 1
[17] Artikel 15, 16 en 17 GDPR.
[18] Artikel 20 en 21 GDPR.